Gestor documental, ideal para la digitalización de documentos

¿En qué consiste la gestión documental? 

Este término se refiere a los procesos y tareas que se llevan a cabo para almacenar, organizar, gestionar y proteger los documentos de una empresa, independiente del formato en el que se encuentren, ya sea físico o digital.  

El principal propósito de la gestión documental consiste en mejorar la administración de los documentos de una empresa, buscando un mayor orden, ahorro, eficiencia y seguridad al gestionar todo tipo de contratos, certificados, facturas, informes, entre otros. 

¿Por qué una empresa debe utilizar un gestor documental? 

En la actualidad, la transformación digital es una prioridad para las empresas, ya que este proceso les permite alcanzar un mayor rendimiento y rentabilidad. De hecho, según un estudio de PwC, el 57,4% de los directores de organizaciones en Chile cree que la digitalización empresarial facilita mayores eficiencias y bajos costes. 

En este sentido, el gestor documental es una solución tecnológica que sirve para administrar, almacenar y custodiar de forma idónea su información en formato digital, permitiendo que una empresa pueda optimizar el desarrollo de esta importante tarea. 

A continuación, se señalan los principales beneficios que implica su uso: 

1. Cumplir con la normativa vigente 

En concordancia con esta era digital, esta herramienta facilita el efectivo cumplimiento de la Ley 21.180 o Ley de Transformación Digital del Estado, que establece en su reglamento que la digitalización de documentos será una obligación a partir del año 2024. 

2. Aumentar la productividad 

Permite una mayor eficiencia y productividad en la administración de documentos de una organización. Por ejemplo, mediante herramientas como el reconocimiento óptico de caracteres puede automatizar la clasificación, revisión y edición de contratos y certificados, ofreciendo gran precisión, orden y agilidad en esta tarea. 

3. Reducir los riesgos de perder copias físicas con ciberseguridad 

Para combatir los peligros en la web, una plataforma digital de gestión documental integra herramientas de seguridad como cifrado de datos, verificación de identidad, protección contra malware y actualizaciones. De esta forma, esta solución permite reducir los riesgos asociados con incidentes informáticos, protegiendo eficazmente la documentación de una empresa. 

4. La digitalización de documentos facilita el acceso a ellos 

Esta herramienta al funcionar en línea también permite el fácil acceso de los colaboradores, desde cualquier lugar y dispositivo autorizado, a la información que requieren en un momento determinado. Asimismo, la óptima organización de los documentos digitales simplifica su búsqueda, ahorrando valioso tiempo en esta tarea. 

5. Tener respaldo de datos 

También facilita el óptimo resguardo de datos y archivos de una organización al generar periódicamente copias de respaldo de manera automática. Así, ante posibles incidentes (daños en los equipos, desastres naturales, incendios o fallas eléctricas) que limiten la integridad y disponibilidad de la documentación, estas copias permiten una rápida y eficiente restauración de la información. 

Optimiza la administración de tus archivos con un gestor documental 

Como puedes ver, esta es una relevante herramienta en el proceso de digitalización empresarial de tu negocio, por tanto, es recomendable que apuestes por implementar esta solución para gestionar eficazmente tus documentos. 

A través de Telsur Gtd puedes acceder a un gestor documental que te permitirá administrar, almacenar y custodiar de forma idónea documentos en formato digital. Entre las características más relevantes de esta solución destacan su tecnología de trazabilidad, reconocimiento óptico de caracteres y gestión integral.